打开Word、PPT或者Excel时，模板已经变成非常常见的功能。对于新手来说，模板可以帮助快速开始；对于经常做同类工作的用户来说，模板更大的价值是把重复设置保存下来。真正省时间的不是“下载了一个漂亮模板”，而是把自己常做的工作步骤固定下来。
先找到最重复的部分
先不要设计一个“大而全”的模板。看自己一个月里反复做了哪些文件：周报、会议纪要、报价单、项目汇报、数据登记表、活动PPT等。挑使用频率最高的一两个开始。重复越多，模板带来的实际节省越明显。
Word模板适合保存格式规则
Word模板可以预先设置标题、正文、引用、表格和页眉页脚。新建文档以后直接使用这些样式，不需要每次重新调字体和间距。长文档尤其适合模板，因为目录、标题和页码的规则可以一起固定。
PPT模板不要把内容也写死
PPT模板最容易犯的错误，就是把每一页内容布局做得太死。不同主题的标题长度、数据量和图片比例不一样，完全固定的模板反而不方便。更好的做法是准备几种常用页面：标题页、章节页、文字+图片、数据页、对比页、总结页。根据内容自由组合。
Excel模板重点是字段和公式
Excel模板应该优先考虑数据结构，而不是颜色。把字段名称、日期格式、公式列、数据验证和基本筛选预先设置好，后面录入数据会稳定很多。报表展示可以放在第二个工作表，不要把原始数据和展示版混在一起。
模板也需要版本管理
模板使用久了以后，很可能自己也会修改。不要一直覆盖唯一文件，可以保留一个正式版本，例如“项目周报模板-v03”。确定新版没有问题以后，再替换平时使用的默认模板。这样改坏以后还有退路。
模板中不要放敏感信息
公司名称、客户资料、电话号码、内部账号等内容不应该直接写入公共模板。模板只保留结构和示例数据，真正使用时再填入实际信息。尤其是准备分享给别人使用的模板，更要检查隐藏工作表、批注和文档属性。
自己做模板其实很简单
把一份已经用得比较顺手的旧文件复制一份，删除具体业务内容，只保留格式和结构，然后重新保存为模板。下一次遇到同类任务时，从这份文件开始修改。用一段时间以后，再根据实际遇到的问题持续调整。
模板不是为了让每份文件长得一样，而是把那些不值得重复做的设置保存下来。
当模板真正来自自己的工作习惯时，通常比网上下载的通用模板更好用。因为它知道你的字段、你的页面结构和你的工作顺序。模板做得越贴近实际，越容易长期保留下来。
模板使用一段时间后一定要根据真实问题修改
第一次做出来的模板通常不会很完美。用过几次以后，记录哪些地方每次都要重新修改。例如标题太长放不下、表格列不够、PPT需要多一种图片布局，这些都可以回到模板里调整。
不要把所有可能用到的页面都塞进模板。页面太多反而会让自己每次选择困难。保持几种高频布局，真正特殊的页面单独制作即可。
模板文件也应该有一个正式存放位置，最好不要随便放在下载目录。使用过程中如果模板误删或者覆盖，以后所有项目都会受到影响。
什么时候不应该使用模板
如果项目一次性、内容完全特殊，直接从空白文件开始可能更快。模板的意义是减少重复，不是为了所有事情都套同一套格式。
模板应该随着工作变化
一年以前常用的页面不一定现在还需要。每隔一段时间可以打开模板看一次，删除已经连续几个月没用过的布局。模板保持轻量，实际使用时反而更快。
模板可以按“必须”和“可选”区分
一个模板里真正不能动的部分，例如页眉、表格字段和公式，可以固定下来；颜色、图片位置和装饰则可以留出调整空间。这样既有规范，又不会让使用者为了适应模板而改变内容。
模板使用一段时间后，如果某个部分每次都被删掉，说明它已经没有必要继续放在模板里。及时精简，模板才不会越来越重。
模板最终还是为了少改几次
如果用了模板以后，每次仍然要大改结构，就说明模板还没有贴合工作。不要继续增加更多页面，先把真正重复的部分做稳定。
再补一个实际使用中的细节
很多整理工作一开始看起来很有条理，真正用了几天以后才知道哪些规则适合自己。所以新规则不用一次定死，先拿真实文件试几次，再决定要不要保留。比如文件夹层级太深，实际打开时总要连续点击，就可以合并一级；文件名信息不够，找文件时总要打开预览，就可以增加日期、项目或者版本号。这样调整出来的规则通常比照着网上的目录直接套用更顺手。
对于经常重复的工作，还可以给自己留一个简单的检查清单。做完一个项目以后，看一眼有没有漏掉源文件、最终版本、备份和说明；完成一次照片整理以后，看一眼重要照片是否已经复制到独立位置；处理完大批量文件以后，再随机打开几份检查。每次只花几分钟，却可以减少很多以后重新返工的情况。
另外不要把临时目录当成永久目录。临时文件确实方便，但它应该有一个结束时间。当天能处理的当天处理，一周内处理不了的就集中检查。真正值得长期保存的文件，及时移动到正式目录；没有保存价值的东西，确认以后就删掉。这样资料数量会自然控制在一个比较容易管理的范围。
最后还是那句话，工具只是帮你完成操作，真正决定长期效果的是自己的使用习惯。把步骤固定下来以后，新文件、新项目和新资料都会按照同一套方法进入电脑，后面的维护会越来越轻松。遇到工作方式变化时，再对规则做一次整体调整即可。
