远程办公以后，电脑桌面很容易成为所有东西的落脚点。截图放这里、下载放这里、会议资料也放这里，最后一打开电脑就是几十个文件。桌面看起来只是一个小问题，但它其实会直接影响每天找文件和切换任务的速度。整理桌面不用追求极端整洁，先把“当前工作”和“长期资料”分开就能解决大部分问题。
桌面最好只放当前正在处理的东西
可以把今天正在处理的报告、当前项目的快捷方式或者待发送文件临时放桌面。任务完成以后就移动到正式目录。不要把所有项目文件都长期堆在这里，因为桌面一旦达到几十个图标，视觉上就很难区分重点。
建立一个固定的“待处理”文件夹
如果每天会接收很多附件，可以建立“待处理”目录。收到的文件先进入这里，等有时间以后统一处理。这样就不会出现文件一到手就随便扔桌面的情况。待处理目录最好设一个清理周期，每天或每两天清一次。
常用目录用快捷方式，不要复制文件
需要频繁打开的工作目录，可以创建快捷方式放在桌面或者任务栏。不要为了方便而把同一份文件复制到多个位置，否则以后修改其中一个，很容易忘记另一个。一个文件保持一个正式存储位置，入口可以有很多。
下载文件夹也要纳入流程
远程办公时浏览器下载是第二个“桌面”。邮件附件、网站资料、图片和安装包都会进入下载目录。可以把它当成临时收件箱。需要归档的文件移动到项目目录，不需要保存的直接删除。
会议截图和临时图片要及时处理
远程会议中经常会截很多图，例如聊天窗口、PPT页面、流程图。它们对当天有用，过几天以后可能就失去价值。当天会议结束后快速筛一遍，把真正需要的信息整理进会议纪要，剩下的截图可以删除。
每个项目都设置一个入口
一个长期项目最好有一个固定目录，里面再放文档、表格、图片、会议资料等。这样打开项目目录就能看到全部内容，不需要到桌面、下载、微信文件夹和网盘分别寻找。项目之间也尽量不要混用同一个临时目录。
周末做一次桌面清理
删除明显无用的截图和安装包。
把完成项目文件移入正式目录。
清空已经处理过的“待处理”文件夹。
检查桌面是否存在重复快捷方式。
确认重要工作文件已经完成备份。
桌面整洁并不是为了好看，而是让每天打开电脑时，眼前看到的内容和今天要做的事情尽量对应。
远程办公最容易形成的坏习惯，就是所有文件都“先放这里再说”。只要给桌面和下载目录设一个明确角色，再给每类项目一个固定入口，过几周以后查找文件的时间就会明显减少。
远程办公时，最值得整理的是每天都会碰到的文件
先把今天的项目、会议资料和待处理文件稳定下来。历史文件可以以后再整理。如果每天打开电脑都能快速找到当前工作，桌面混乱的问题就已经解决了一半。
聊天软件收到的附件也要尽快移动。不要让“下载目录”“聊天软件文件目录”和“项目目录”同时承担正式存储。一个文件只有一个主位置，其他地方只是临时副本。
如果在家和办公室使用不同电脑，可以让项目主目录放在稳定的共享位置，再通过快捷方式进入。不要为了每台电脑都方便而手工复制两三份相同文件。
每天收工前留五分钟
把当天完成的文件归位，明天要继续的项目保留一个入口，临时截图和下载清理掉。这个动作很短，但坚持下来以后，第二天打开电脑会明显轻松。
把桌面当作工作台，而不是仓库
今天要处理的文件放这里，完成以后归位；需要长期保存的资料不要停留在这里。每天收工前看一眼桌面，如果还能一眼看出明天要做什么，说明这个规则已经开始发挥作用。
桌面文件太多时先全部搬进待处理区
如果桌面已经乱到不知道从哪里下手，可以先建立一个“桌面待整理”目录，把明显属于工作资料的文件全部移动进去，再从这里慢慢分类。桌面先恢复清爽，第二步会容易很多。
但不要把“待整理”变成永久仓库。给它设一个日期，每周检查一次。超过期限仍然没有处理的文件，要么归档，要么删除。
每天收工前处理五分钟
远程办公时，把今天新增的文件归位，比周末一次清理两个小时更容易坚持。五分钟完成不了的，就留下一个明确的待处理入口，第二天继续。
再补一个实际使用中的细节
很多整理工作一开始看起来很有条理，真正用了几天以后才知道哪些规则适合自己。所以新规则不用一次定死，先拿真实文件试几次，再决定要不要保留。比如文件夹层级太深，实际打开时总要连续点击，就可以合并一级；文件名信息不够，找文件时总要打开预览，就可以增加日期、项目或者版本号。这样调整出来的规则通常比照着网上的目录直接套用更顺手。
对于经常重复的工作，还可以给自己留一个简单的检查清单。做完一个项目以后，看一眼有没有漏掉源文件、最终版本、备份和说明；完成一次照片整理以后，看一眼重要照片是否已经复制到独立位置；处理完大批量文件以后，再随机打开几份检查。每次只花几分钟，却可以减少很多以后重新返工的情况。
另外不要把临时目录当成永久目录。临时文件确实方便，但它应该有一个结束时间。当天能处理的当天处理，一周内处理不了的就集中检查。真正值得长期保存的文件，及时移动到正式目录；没有保存价值的东西，确认以后就删掉。这样资料数量会自然控制在一个比较容易管理的范围。
最后还是那句话，工具只是帮你完成操作，真正决定长期效果的是自己的使用习惯。把步骤固定下来以后，新文件、新项目和新资料都会按照同一套方法进入电脑，后面的维护会越来越轻松。遇到工作方式变化时，再对规则做一次整体调整即可。
